arvato Systems automatisiert Belegverarbeitung mit ABBYY FlexiCapture

Rüdiger Düchting, Manager BPM Projects bei arvato Systems (lifePR) (München, ) Als Teil eines weltweit operierenden Medienunternehmens ist der Systemintegrator arvato Systems stets auf der Suche nach innovativen Produkten und Technologien für die individuelle Lösung kundenspezifischer Anforderungen. Mit der Implementierung der Enterprise Capture-Lösung ABBYY FlexiCapture konnte arvato Systems die Abwicklung von Belastungsanzeigen und Retouren eines großen Kunden wesentlich effizienter gestalten und so die Prozesskosten deutlich senken.

arvato Systems ist ein global agierender Systemintegrator für zukunftsgerechte IT-Systeme und gehört zur arvato AG, dem Outsourcing Dienstleister der Bertelsmann AG. Das Unternehmen wurde von einem der größten Medienkonzerne dazu beauftragt, die Distribution seiner Spielfilme für die deutschen und angrenzenden europäische Märkte aufzubauen. Mit Hilfe von ABBYY FlexiCapture konnte arvato Systems auf Basis eines zuvor eingeführten Business Process Management (BPM)-Systems den Workflow zur Abwicklung von Belastungsanzeigen und Retouren wesentlich zeit- und kosteneffizienter gestalten. Dank der weitestgehenden Prozessautomatisierung mit ABBYY FlexiCapture wurden zudem die Mitarbeiter des Medienkonzerns entlastet, manuelle Bearbeitungsfehler vermindert und die Retourenabwicklung maßgeblich beschleunigt.

Optimierte Geschäftsprozesse sorgen für schnellere Vorgangsbearbeitung

Durch den Einsatz der Enterprise Capture-Lösung ABBYY FlexiCapture werden heute alle eingehenden Retourbelege nach dem Scannen nicht nur digital archiviert, sondern alle prozessrelevanten Daten automatisch extrahiert, klassifiziert und dem jeweiligen Mitarbeiter des Medienkonzerns zur Bearbeitung im BPM-System zur Verfügung gestellt. Hierbei löst jedes erfasste Dokument automatisch die Erzeugung eines neuen Vorgangs im BPM-System aus, welcher umgehend an den zuständigen Mitarbeiter geroutet wird. Im laufenden Betrieb leistet die Enterprise Capture Lösung von ABBYY im Schnitt eine Erkennungsrate von 85 %. Sollten aus Qualitätsgründen der Belege die zu extrahierenden Daten einer Belastungsanzeige nicht optimal erkannt werden, können diese Dokumente durch Sichtprüfung manuell verifiziert und erst dann in den Workflowprozess zur weiteren Bearbeitung eingesteuert werden.

"ABBYY FlexiCapture stellt für uns die ideale Lösung für das Projekt dar, bei dem wir relevante Daten aus den Belastungsanzeigen und Retourbelegen automatisch extrahieren und zur transaktionsbasierten Weiterverarbeitung in Drittsysteme übergeben können", sagt Rüdiger Düchting, Manager BPM Projects bei arvato Systems. Auch auf der Ebene der Firmenkommunikation war die Zusammenarbeit zwischen ABBYY und arvato Systems ein Erfolg. Die gegenseitige Wertschätzung bezüglich der Qualität der Lösungen und der Philosophie der Mitarbeiter wirkte sich auch auf Kooperationen nach Abschluss des Projekts aus: So ist arvato Systems nicht nur seit 2009 zertifizierter ABBYY Solution Partner, sondern wird ABBYY FlexiCapture auch in weiteren Projekten integrieren. "Die Chemie zwischen den beiden Firmen hat gestimmt", bestätigt Rüdiger Düchting.

Die Antwort auf die Marktanforderungen

ABBYY FlexiCapture ist eine Plattform für automatisierte Dokumentenerfassung und Datenextraktion. ABBYY FlexiCapture ermöglicht die Automatisierung von papierbasierten Geschäftsprozessen sowie eine Datenextraktion aus allen Arten von Geschäftsdokumenten. Aufgrund der flexiblen Architektur löst FlexiCapture die Anforderungen von kleinen Unternehmen, kann aber auch als hoch skalierbare Client-Server Anwendung für den Mittelstand, in Großunternehmen oder multinational operierenden Konzernen eingesetzt werden. Dabei können nahezu alle geschäftskritischen Dokumententypen verarbeitet werden: Angefangen von Antrags- oder Bestellformularen, über Rechnungen, Lieferscheine, Gehaltsabrechnungen oder Bankdokumente, bis hin zu Verträgen oder Briefen. ABBYY FlexiCapture automatisiert die Bereitstellung und den Export der Daten in unternehmensweite Backend-Systeme.

arvato Systems

arvato Systems bietet als Systemintegrator neben der Implementierung von Standard-Software maßgeschneiderte, branchenspezifische und individuell entwickelte Lösungen. 1.700 engagierte Mitarbeiter erwirtschaften an weltweit 25 Standorten einen Umsatz von mehr als 230 Millionen Euro. Die Stärke des Unternehmens ist die intelligente Kombination aus Systemintegration und Planung, Entwicklung, Betrieb sowie Betreuung von Systemen. Unsere Kunden schätzen die Verbindung von intensivem Branchen-Know-how, Hersteller übergreifendem technologischen Wissen und echtem Unternehmergeist. Die Vielzahl erfolgreicher Projekte mit namhaften Unternehmen belegt, wie gelebte Partnerschaft verlässlich und schnell zum Ziel führt.

Wir bieten
- Umfassende IT-Lösungen für Branchen wie Handel, Logistik und Transport, Manufacturing, Medien sowie Versorgung und Verwaltung.
- Kompetenz in Themen wie BPM, Cloud Computing, CRM und E-Commerce.
- Know-how in vielen starken Technologien, darunter Microsoft und SAP.
- Eine große Bandbreite an Infrastructure Services wie beispielsweise Application Management und Managed Services.

Darüber hinaus ist arvato Systems in der Lage, gesamte Wertschöpfungsketten zu gestalten. Geschäftsprozesse werden in der IT abgebildet und mit den Dienstleistungen der arvato AG zu einem ganzheitlichen Leistungsangebot aus einer Hand zusammen geführt. Diese einzigartige Kombination ermöglicht es, nicht nur maßgeschneiderte Lösungsvorschläge zu unterbreiten, sondern die besten Lösungen professionell, umfassend, flexibel und pragmatisch im Sinne des Kunden zu realisieren. Mit unserem Angebot sind wir der Wegbereiter für Ihre erfolgreichen Geschäfte. IT for Better Business.

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